.png)
.png)
1. Timeboxing là gì?
Phương pháp quản lý thời gian Timeboxing là phương pháp sử dụng kỹ thuật phân bổ một đơn vị thời gian cố định cho mỗi công việc theo lịch trình được định sẵn để đạt hiệu suất tối đa cho từng hoạt động.
Mục tiêu mà phương pháp này hướng tới là xác định rõ tính chất quan trọng trong các từng việc mà bản thân sẽ làm và giới hạn khối lượng thời gian hoàn thành công việc để tăng khả năng tập trung giải quyết vấn đề, thúc đẩy tiến độ công việc được hoàn thành nhanh chóng.
2. Ưu điểm phương pháp Timeboxing
2.1 Chủ động hơn trong việc quản lý thời gian
Việc áp dụng Timeboxing sẽ giúp bạn có được sự chủ động khi lên thời gian biểu cho những công việc sẽ phải giải quyết trong ngày nhờ vào việc nắm bắt được khối lượng công việc sẽ hoàn thành theo khả năng và độ nhanh nhạy của bản thân.
Khi sử dụng khung thời gian đồng nghĩa với việc bạn sẽ từ bỏ được sự tùy hứng khi làm việc. Mọi nhiệm vụ trong ngày sẽ luôn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ xây dựng được tinh thần tự giác chủ động vạch ra kế hoạch, nội dung công việc kèm với mốc thời gian hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra, tạo động lực giúp mọi lịch trình của bạn được quản lý một cách hiệu quả.
2.2 Loại bỏ sự trì hoãn
Phương pháp Timeboxing sẽ định hình trước trong đầu bạn những câu hỏi khi lập kế hoạch công việc và thời gian:
- Công việc này quan trọng thế nào?
- Tại sao phải hoàn thành nó?
- Hậu quả sẽ như thế nào nếu không làm xong công việc đúng thời gian?
- Lợi ích đạt được nếu công việc được hoàn thiện suôn sẻ?
Nếu đó là những công việc quan trọng, gây ảnh hưởng lớn đến quãng thời gian tiếp theo thì tin chắc rằng trả lời được những câu hỏi này bạn sẽ bỏ ngay ý định trì hoãn công việc theo kiểu lúc nào thích mới làm.
2.3 Giữ vững sự tập trung vào việc đang làm
Sẽ như thế nào nếu bạn vừa làm việc lại vừa sử dụng điện thoại để làm việc riêng như xem phim, chơi game. Chắc chắn sẽ tạo ra tâm lý ỷ lại, chần chừ cho mỗi người khi làm việc dẫn đến việc bạn chẳng thể tập trung hoàn toàn cho một việc nhất định hậu quả là công việc không hoàn thành hoặc hoàn thành rất sơ sài.
“Có áp lực mới tạo nên kim cương”, áp lực rõ ràng nhất để tạo động lực làm việc cho mỗi cá nhân chính là “thời gian”. Áp dụng Timeboxing sẽ thúc đẩy bạn luôn giữ vững trạng thái tập trung tuyệt đối vào những thứ thật sự quan trọng cần làm lúc đó để hoàn thành công việc đúng thời gian đã định.
2.4 Dễ dàng đo lường hiệu quả công việc
Mức độ hiệu quả công việc của bạn như thế nào sẽ phụ thuộc vào cách bạn phân bổ thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và kết quả công việc từ sự phân chia thời gian đó.
Với Timeboxing, bạn có thể ghi chú những việc mình đã làm đi kèm thời gian hoàn thành, vì vậy, khi kết thúc ngày hoặc tuần làm việc, bạn sẽ biết chính xác khối lượng công việc đã hoàn thành và đánh giá được quỹ thời gian đã chia cho công việc đó có hợp lý không để khắc phục và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đọc thêm: Getting Things Done là gì? Cách bước thực hiện và những ai nên áp dụng?
3. Nhược điểm của Timeboxing
3.1 Tính linh hoạt không cao
Phương pháp Timeboxing sẽ khiến bạn không khác gì những con Robot bởi nó yêu cầu bạn phải tuân theo lịch trình đã đặt ra khi lập kế hoạch công việc. Do đó nếu xuất hiện những trường hợp bất khả kháng gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thích nghi với những biến đổi bất ngờ đó.
Chẳng hạn như nếu bạn đang làm việc đột ngột máy tính bị sự cố phải sửa chửa sẽ khiến thời hạn đặt ra để hoàn thành công việc biến thành “thời gian chết”. Điều mà phương pháp quản lý thời gian khác như 4D hay Batching có thể khắc phục được.
Phương pháp 4D bạn có thể giao phó cho người bạn tin tưởng làm tạm công việc của mình và phương pháp Batching bạn có thể nhóm những công việc khác trong lịch trình bù vào thời gian bị khuyết.
3.2 Rủi ro dự đoán không chính xác thời gian hoàn thành
Không phải lúc nào bạn cũng làm đi làm lại chỉ một nhiệm vụ nhất định. Bởi tính chất đa dạng của công việc ngày nay khiến đôi lúc cùng một công việc hôm nay đơn giản, nhưng hôm sau lại khó hơn khiến thời gian đặt ra ban đầu có thể có sự sai lệch.
Ví dụ đơn giản như bài tập toán hằng ngày của bạn khoảng 5 bài bạn đặt ra thời gian hoàn thành 30 phút/ ngày vào buổi tối rồi một hôm, cũng là 5 bài nhưng vô tình bạn gặp 1 bài toán rất hóc búa phải tốn nhiều thời gian hơn để làm. Dẫn đến tình trạng lệch thời gian biểu, khi bạn hoàn thành vượt quá lâu với thời gian quy định trước đó khiến cho lịch trình những công việc sau đó bị đảo lộn, vô cùng bất tiện.
Từ những nhược điểm trên cho thấy bạn không nên chỉ áp dụng 1 phương pháp quản lý thời gian cho mọi loại công việc mà cần phải nghiên cứu các phương pháp khác như ma trận Eisenhower, nguyên tắc Pareto,… sử dụng kết hợp tùy vào tình hình thực tế và tính chất từng công việc để đem lại sự linh hoạt hơn trong công việc.
4. Các bước để áp dụng Timeboxing hiệu quả
Để Timeboxing được tận dụng hiệu quả nhất, bạn nên áp dụng theo trình tự các bước sau:
4.1 Xây dựng mục tiêu và danh sách công việc cần thiết
Bạn cần phải thiết lập một sơ đồ tư duy cho từng mục tiêu bạn đang hướng đến và đưa các công việc cần thiết bám sát với mục tiêu đó để bạn có thể đánh giá được tầm quan trọng của mỗi công việc sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu như thế nào.
Cần loại bỏ những công việc không liên quan đến mục tiêu bạn muốn đạt được, chẳng hạn như khi bạn muốn hoàn thành bài tiểu luận với điểm số tốt thì nên lựa chọn các công việc làm nội dung tiểu luận vào 1 buổi cố định. Tránh tình trạng nhồi nhét thêm công việc với mục tiêu khác vào chung 1 buổi để tránh cảm giác Stress khi phải suy nghĩ quá nhiều thứ trong đầu cùng lúc
4.2 Phân bổ quỹ thời gian hợp lý cho từng công việc
Một ngày bạn chỉ có 24 giờ, trong đó để đảm bảo sức khỏe bạn vẫn cần phải có quãng thời gian để nghỉ ngơi. Do đó bạn cần ưu tiên khối lượng thời gian lớn để giải quyết những công việc đòi hỏi tư duy và làm việc kéo dài mới hoàn thành.
Trái lại, những công việc lặt vặt hằng ngày, không hóc búa có thể áp dụng quy tắc 2 phút để giải quyết ngay giúp bạn còn thời gian để bạn còn thời gian giải tỏa căng thẳng sau một ngày làm việc.
4.3 Sắp xếp công việc kèm với thời gian đã ấn định vào lịch trình
Hiện nay các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian đang ngày càng đa dạng bao gồm cả ứng dụng miễn phí. Do đó, ngoài sự lựa chọn ghi chép lịch trình công việc hằng ngày bằng nhật ký hay lịch giấy bạn cũng có thể tham khảo sử dụng các phần mềm chuyên về quản lý, thiết lập lịch trình như Evernote, Trello, Google Calendar,…
Áp dụng đúng cách Timeboxing tức là ngoài thời gian làm việc vẫn phải có quãng thời gian trống để dành cho gia đình hay các hoạt động ngoài trời. Nếu lịch trình của bạn quá dày đặc không còn khoảng trống nào, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang áp dụng khung thời gian chưa chính xác và cần phải tìm cách điều chỉnh ngay.
4.4 Thực hiện công việc theo khung thời gian đã được bố trí và theo dõi hiệu suất hoàn thành
Trong quá trình thực hiện, bạn cần chú ý những thay đổi dù là nhỏ nhất về độ khó, tính phức tạp của công việc theo thời gian, để điều chỉnh kế hoạch với thời hạn hoàn thành hợp lý hơn.
Ví dụ như trong quá trình thực hiện mục tiêu mỗi ngày nhớ được 50 từ vựng tiếng Anh mới trong thời gian 45 phút, với những topic thông dụng để giao tiếp hằng ngày thì bạn hoàn toàn có thể hoàn thành đúng thời gian tương đối dễ dàng.
Nhưng ngay khi chuyển sang học các từ vựng khoa học chuyên ngành phức tạp cũng với mục tiêu học 50 từ, nếu bạn vẫn cố học trong 45 phút rồi làm việc khác sẽ có nguy cơ cao xảy ra tình trạng từ nhớ từ quên.
Đó là lý do ngay khi phát hiện sự không ổn định trong tính chất công việc, bạn cần ngay lập tức điều chỉnh lại quỹ thời gian dài hơn hoặc ngắn hơn để vừa đảm bảo hiệu suất hoàn thành công việc vừa quản lý thời gian một cách linh hoạt, hiệu quả.
5. Phương pháp Timeboxing phù hợp cho ai?
Phương pháp Timeboxing sẽ mang lại hiệu quả cao trong học tập và công việc nếu được sử dụng 1 cách có chọn lọc và hợp lý. Đây là phương pháp phù hợp với những đối tượng sau:
- Nhân viên văn phòng, Freelancer
- Học sinh, sinh viên
- Chuyên viên quản lý các bộ phận
- CEO
- Các công việc nghệ thuật, giải trí: Họa sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thiết kế,…
Tóm lại, dù ở mọi công việc, lĩnh vực nghề nghiệp nào bạn đều phải xây dựng được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mới có thể đem lại hiệu suất làm việc ổn định nhất.
CCExperts
.jpg)
 (5).jpg)
 (2).jpg)
 (3).jpg)
 (1).jpg)
.png)
.jpg)
